"Strategi Kepemimpinan Kepala Ruang Rumah Sakit: Bekerja Ikhlas, Terencana, dan Berbasis Evaluasi untuk Masa Depan Lebih Baik" (BEFORE AFTER)

RSUD Ajibarang

dr. Igun Winarno, Sp.An-TI.,FISQua

  Pendekatan "Before-After" dalam tema "Strategi Kepemimpinan Kepala Ruang Rumah Sakit: Bekerja Ikhlas, Terencana, dan Berbasis Evaluasi untuk Masa Depan Lebih Baik" menggambarkan perbandingan antara kondisi sebelum dan sesudah implementasi strategi kepemimpinan yang efektif. Sebelum strategi diterapkan, ruang pelayanan rumah sakit sering menghadapi berbagai tantangan, seperti alur kerja yang tidak efisien, waktu tunggu pasien yang lama, kurangnya koordinasi antarstaf, dan minimnya evaluasi berbasis data.

Kondisi ini dapat menyebabkan ketidakpuasan pasien dan bahkan berisiko pada keselamatan mereka. Namun, setelah strategi yang dirancang secara terencana dan berbasis evaluasi dan analisis diterapkan, diharapka terjadi perubahan positif mulai dan mudah terlihat, misalnya alur kerja menjadi lebih efisien, waktu tunggu pasien berkurang, koordinasi tim meningkat, dan keputusan berbasis data menghasilkan pelayanan yang lebih aman dan berkualitas. Pendekatan ini menunjukkan pentingnya kepemimpinan yang terstruktur untuk menciptakan dampak nyata dan berkelanjutan di ruang pelayanan rumah sakit.

Bagaimana kita untuk menerapkanya, inilah bebrapa hal yang bisa menjadi patokan untuk bisa bekerja elbih efektif;

A.    Prinsip Kerja

Kepemimpinan kepala ruang rumah sakit atau unit lainnya harus didasari prinsip kerja yang kuat untuk menciptakan pelayanan terbaik. Bekerja dengan ikhlas membantu membangun budaya positif di antara staf, sementara bekerja terencana memastikan visi dan misi tercapai dengan melibatkan seluruh tim.

Prinsip ini menjadi fondasi dalam menghadirkan perubahan yang berdampak bagi pasien dan lingkungan kerja.

1. Bekerja dengan Ikhlas:
• Jadikan setiap tugas sebagai ibadah dengan tujuan utama memberikan pelayanan terbaik bagi pasien.
• Bangun budaya saling mendukung di antara staf untuk menciptakan lingkungan kerja positif.
2. Bekerja Terencana:
• Tetapkan visi dan misi ruang rawat untuk tahun depan.

• Libatkan tim dalam menyusun rencana agar semua merasa memiliki tanggung jawab ber 

B.    Analisis dan Evaluasi Tahun Sebelumnya

Audit data tahunan adalah langkah awal untuk menilai kinerja berdasarkan data klinis dan non-klinis, seperti kejadian sentinel dan kepuasan pasien. Selanjutnya, identifikasi masalah utama menjadi prioritas, terutama pada kejadian fatal atau prosedur yang kurang efektif. Evaluasi kinerja staf dan hubungan kerja, termasuk interaksi dan komunikasi efektif, menjadi kunci untuk meningkatkan kualitas pelayanan.

1. Audit Data Tahunan:

• Analisis data klinis dan non-klinis (kejadian sentinel, infeksi, turnover staf, kepuasan pasien).
• Evaluasi Capaian:

• Apa saja target yang telah tercapai?
• Bagaimana tingkat kepuasan pasien dan staf?
• Catat keberhasilan untuk dijadikan standar.

• Analisis Data:

• Gunakan data statistik untuk menilai kinerja (jumlah pasien, waktu tunggu, kejadian tidak diinginkan).
• Bandingkan dengan target yang telah ditetapkan.

Identifikasi Masalah Utama:

• Fokus pada kejadian fatal atau near-miss sebagai prioritas utama untuk diperbaiki.
• Adakah kejadian fatal yang perlu dihindari?
• Apakah ada prosedur yang masih kurang efektif?
• Kaji umpan balik pasien dan staf.
• Apa komplain terbesar dari pasien ?

Evaluasi Kinerja Staf:

• Review individu dan tim untuk mengidentifikasi kekuatan dan area yang membutuhkan pengembangan.

Evaluasi Hubungan Kinerja

• Bagian bagaimana staf berinterakasi
• Interaksi sesama antar PPA
• Interaksi dengan semua, khuhusnya pasien
• Komunikasi efektif
• 3S (Senyum-Salam-Salaman) 

"Data adalah pijakan awal untuk setiap langkah besar. Bekerjalah berbasis data, karena angka tidak pernah berbohong." - Penulis

C.    Penyusunan Program Kerja Tahun Depan

Penyusunan program kerja tahun depan sangat penting untuk meningkatkan kualitas pelayanan. Kerangka SMART membantu menetapkan tujuan yang terukur, realistis, dan berbatas waktu. Selain itu, revisi alur kerja berdasarkan evaluasi sebelumnya memastikan efisiensi dan keamanan layanan rumah sakit.

1. Penerapan SMART Goals:

• Target harus;

• Specific,
• Measurable,
• Achievable,
• Relevant,
• Time-bound.

Catatan !!

SMART Goal adalah kerangka kerja untuk menetapkan tujuan yang terstruktur dan efektif. Berikut adalah penjelasan masing-masing elemen SMART dalam bahasa Indonesia:

a.      Specific (Spesifik)

·       Tujuan harus jelas dan terfokus sehingga mudah dipahami. Hindari tujuan yang terlalu umum atau samar.

·       Contoh: Alih-alih mengatakan "meningkatkan pelayanan," ubahlah menjadi "meningkatkan waktu respons pelayanan pasien IGD menjadi kurang dari 10 menit."

b.      Measurable (Terukur)

·       Tujuan harus memiliki indikator yang dapat diukur untuk mengetahui tingkat pencapaian.

·       Contoh: Mengukur keberhasilan dengan angka, seperti "meningkatkan kepuasan pasien dari 80% menjadi 90% dalam satu tahun."

c.      Achievable (Dapat Dicapai)

·       Tujuan harus realistis dan sesuai dengan sumber daya atau kemampuan yang dimiliki. Hindari menetapkan target yang terlalu tinggi atau tidak mungkin dicapai.

·       Contoh: Jika staf dan anggaran terbatas, tetapkan target peningkatan kecil namun konsisten.

d.      Relevant (Relevan)

·       Tujuan harus selaras dengan visi, misi, dan prioritas organisasi. Pastikan tujuan memiliki dampak signifikan terhadap kebutuhan saat ini.

·       Contoh: Fokus pada perbaikan yang relevan dengan tantangan utama rumah sakit, seperti pengurangan angka infeksi nosokomial.

e.      Time-bound (Berbatas Waktu)

·       Tujuan harus memiliki batas waktu yang jelas untuk memberikan arah dan urgensi.

·       Contoh: "Mengurangi angka kejadian kesalahan pemberian obat sebesar 50% dalam waktu 6 bulan."

 Kerangka SMART membantu memastikan tujuan yang ditetapkan terarah, dapat dicapai, dan berdampak nyata.

Peningkatan Kompetensi Staf:

• Rancang pelatihan rutin,
• Mentoring, dan
• Sharing knowledge. 

"Evaluasi tanpa perbaikan adalah sia-sia, perbaikan tanpa koordinasi adalah kesalahan. Satukan keduanya untuk mencapai keberhasilan yang nyata." - Penulis

Optimalisasi Proses Kerja:

•  Revisi alur kerja berdasarkan evaluasi tahun sebelumnya untuk efisiensi dan keamanan.

Contoh:

Masalah yang Ditemukan:

·       Didapaat dari hasil identifikasi dari evaluasi tahun sebelumnya, misalnya ditemukan bahwa waktu tunggu pasien di ruang pendaftaran hingga ke ruang pemeriksaan terlalu lama, menyebabkan antrian panjang dan ketidakpuasan pasien.

·       Langkah Optimalisasi:

a.     Mapping Alur Kerja:

- Mengidentifikasi setiap langkah dalam proses pendaftaran dan alur pasien ke ruang pemeriksaan.

- Menemukan hambatan, seperti pengisian data manual yang memakan waktu.

b.     Revisi Alur Kerja:

-        Digitalisasi Pendaftaran:

Mengganti pengisian data manual dengan sistem pendaftaran elektronik untuk mempercepat proses.

-        Penambahan Staf di Jam Sibuk:

Menempatkan staf tambahan di pendaftaran dan triase pada jam-jam sibuk.

-        Pembagian Zonasi Pasien:

Membagi pasien berdasarkan jenis layanan, seperti rawat jalan, rawat inap, dan kegawatdaruratan, untuk mengurangi beban di satu titik layanan.

c.      Pelatihan Staf:

- Melatih staf untuk memahami alur kerja baru, termasuk penggunaan sistem elektronik dan komunikasi yang lebih efektif.

d.     Monitoring dan Evaluasi:

- Memantau implementasi alur kerja baru selama 3 bulan pertama.

- Menggunakan survei kepuasan pasien dan data waktu tunggu untuk mengevaluasi keberhasilan.

e.      Program Preventif:

Buat program pencegahan berdasarkan kejadian fatal sebelumnya, seperti pelatihan kegawatdaruratan, cek checklist prosedur.

f.      Hasil yang Diharapkan:

·        Waktu tunggu pasien berkurang hingga 30%.

·        Pasien merasa lebih nyaman dengan proses yang cepat dan terorganisir.

·        Staf bekerja lebih efisien dengan beban yang terdistribusi secara merata.

D.    Pengembangan Budaya Kerja yang Ikhlas dan Terenc

Pengembangan budaya kerja yang ikhlas dan terencana menjadi kunci menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan produktif. Kesadaran spiritual dapat ditingkatkan melalui sesi refleksi rutin, sementara apresiasi terhadap prestasi staf membantu menjaga motivasi. Selain itu, kolaborasi antarunit perlu diperkuat untuk meningkatkan sinergi dan efisiensi kerja.

• Peningkatan Kesadaran Spiritual: Fasilitasi sesi refleksi atau mindfulness secara berkala untuk membangun keikhlasan dalam bekerja.
• Penghargaan untuk Prestasi: Apresiasi staf yang berkontribusi positif untuk menjaga motivasi kerja.
• Kolaborasi Antarunit: Tingkatkan sinergi dengan unit lain untuk mempermudah koordinasi.

E.    Monitoring dan Evaluasi Berkala

Monitoring dan evaluasi berkala adalah kunci untuk memastikan pencapaian target yang terarah. Dengan melakukan review triwulan, pengumpulan masukan dari staf dan pasien, serta laporan tertulis yang akuntabel, program dapat berjalan sesuai rencana. Pendekatan ini membantu kepala ruang rumah sakit menjaga kualitas layanan dan melakukan perbaikan yang berkelanjutan.

• Review Triwulan: Lakukan monitoring rutin pencapaian target, adakan rapat bulanan dengan agenda khusus evaluasi program.
• Pengumpulan Masukan: Libatkan staf dan pasien dalam memberikan masukan terkait layanan.
• Laporan Berkala: Buat laporan tertulis tentang kemajuan program untuk memastikan akuntabilitas.

F.     Fokus pada Keamanan Pasien (Patient Safety)

Keamanan pasien adalah prioritas utama dalam pelayanan rumah sakit. Dengan menerapkan kebijakan Zero Harm, rumah sakit berupaya mengurangi kejadian fatal hingga nol melalui budaya keselamatan yang kuat. Sistem pelaporan insiden yang lebih mudah diakses juga menjadi kunci untuk mencegah risiko yang sama di masa depan.

Zero Harm Policy: Targetkan pengurangan kejadian fatal hingga nol dengan memperkuat budaya keselamatan pasien.
Peningkatan Sistem Pelaporan: Mudahkan pelaporan insiden untuk pencegahan yang lebih baik.

G.   Penguatan Infrastruktur dan Teknologi

Penguatan infrastruktur dan teknologi di rumah sakit sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan kenyamanan. Digitalisasi proses memungkinkan dokumentasi dan pelaporan kejadian yang lebih cepat dan akurat. Selain itu, perbaikan sarana dan prasarana dengan anggaran yang tepat dapat mendukung kenyamanan pasien dan meningkatkan kinerja staf.

• Digitalisasi Proses: Manfaatkan teknologi untuk dokumentasi dan pelaporan kejadian.
• Perbaikan Sarana dan Prasarana: Usulkan anggaran untuk fasilitas yang menunjang kenyamanan pasien dan efisiensi staf.

H.   Kampanye Kesadaran Internal

Kampanye kesadaran internal menjadi kunci untuk menyatukan seluruh staf dalam mencapai tujuan bersama. Dengan menetapkan tema tahunan yang memotivasi, seperti "Bekerja dengan Hati, Selamatkan Hidup," kita membangun semangat dan komitmen bersama. Selain itu, komunikasi yang efektif memastikan setiap staf memahami visi, misi, dan target yang akan dicapai, menciptakan

• Tema Tahunan: Tetapkan tema motivasi untuk menyatukan fokus seluruh staf, seperti "Bekerja dengan Hati, Selamatkan Hidup."
• Komunikasi Efektif: Pastikan semua staf memahami visi, misi, dan target yang ingin dicapai bersama.

I.      Manajemen Risiko dan Kejadian Fatal

Manajemen risiko dan kejadian fatal merupakan aspek penting dalam menjaga keselamatan pasien di rumah sakit. Melalui analisis akar masalah RCA (Root Cause Analysis), kita dapat mencegah terulangnya kejadian fatal dengan memahami penyebab utamanya. Selain itu, simulasi kegawatdaruratan yang rutin dapat meningkatkan kesiapan tim dalam menghadapi situasi kritis dengan lebih efektif.

• Root Cause Analysis: Lakukan analisis akar masalah dari kejadian fatal untuk mencegah terulang kembali.
  
• Simulasi Kegawatdaruratan: Rutin lakukan simulasi situasi kritis untuk meningkatkan kesiapan tim.

 Motivasi Staf

• Terapkan apresiasi terhadap kinerja tim.
• Adakan sesi refleksi dan pengembangan untuk meningkatkan semangat kerja.

“SIAP MELAYANI DENGAN CERIA”

"Ketika kita memahami tugas dan fungsi dengan baik, lalu bekerja keras dengan tekad, InsyaAllah kesuksesan akan menjadi hasil yang pasti." – Penulis

 

By goens’GN”